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Neue Pflichten für Arbeitgeber

Von Axel Schülzchen, Rechtsanwalt und Fachanwalt für Arbeitsrecht, Bonn

Geänderte Datenschutzbestimmungen greifen ab dem 25. Mai 2018

Brüssel/Berlin | Schon seit dem 25.05.2016 gibt es die Datenschutzgrundverordnung (DS-GVO). Es handelt sich dabei um eine europäische Richtlinie, die mit ihren 99 Artikeln ab dem 25.05.2018 in allen Mitgliedsstaaten der EU – und damit auch in Deutschland – als unmittelbar verbindliches Recht gilt. Die DS-GVO erlaubt es aber, dass der nationale Gesetzgeber ergänzende Regelungen trifft, solange diese nicht hinter den Standards der DS-GVO zurückbleiben. Deutschland hat von dieser Möglichkeit Gebrauch gemacht und ein neues Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) beschlossen, das anstelle des bisherigen BDSG ebenfalls am 25.08.2018 in Kraft tritt. Ab dem 25.05.2018 bestimmen sich die Anforderungen an den Datenschutz deshalb nach der DS-GVO und dem neuen BDSG.

Bei Verstößen gegen den
Datenschutz drohen empfindliche Bußgelder

Es ist dringend erforderlich, sich mit den neuen Bestimmungen vertraut zu machen, diese zum Stichtag 25.05.2018 umzusetzen und zu beachten, weil bei Verstößen ganz erhebliche Bußgelder (bis zu 4 Prozent des Jahresumsatzes eines Unternehmens, beziehungsweise 20 Mio. Euro, wobei der jeweils höhere Wert gilt und auf den weltweiten Jahresumsatz des Unternehmens abgestellt wird) drohen.

Die DS-GVO enthält selber keine unmittelbaren Regelungen zum Beschäftigtendatenschutz. Sie lässt aber in Art. 88 ergänzende nationale Regelungen zu, die künftig in § 26 BDSG (neu) enthalten sind, der anstelle des bisherigen § 32 BDSG tritt. § 32 BDSG alt und § 32 BDSG neu unterscheiden sich nicht wesentlich. Unverändert ist es danach auch ohne eine gesonderte Einwilligung des Arbeitnehmers zulässig, personenbezogene Daten für Zwecke des Beschäftigungsverhältnisses zu verarbeiten, wenn dies für die Entscheidung über die Begründung eines Beschäftigungsverhältnisses oder nach Begründung des Beschäftigungsverhältnisses für dessen Durchführung oder Beendigung oder zur Ausübung oder Erfüllung der sich aus einem Gesetz, einem Tarifvertrag oder einer Betriebsvereinbarung ergebenden Rechte und Pflichten erforderlich ist.

Gleichwohl ändert sich im Beschäftigtendatenschutz einiges, weil die in der DS-GVO geregelten Betroffenenrechte auch für Arbeitnehmer gelten und deshalb vom Arbeitgeber zu beachten sind.

Für Arbeitgeber sind die
Art. 12 bis 14 der Datenschutzgrundverordnung von besonderer Bedeutung

Von besonderer Bedeutung sind die in Art. 12 bis 14 der DS-GVO, die umfassende Informationspflichten vorsehen. Art. 12 DS-GVO regelt die Anforderungen an die Transparenz der Informationen, an die Kommunikation und die Modalitäten für die Ausübung der Rechte der betroffenen Person. Art. 13 und 14 DS-GVO sehen einen umfangreichen Katalog von Benachrichtigungen vor, die durch den Verantwortlichen – also den Arbeitgeber – vorzunehmen sind. Werden die Daten direkt beim Betroffenen erhoben (also beim Arbeitnehmer abgefragt), ist dieser nach Art. 13 DS-GVO im Zeitpunkt der Datenerhebung zu informieren.

Werden von Dritten Daten über den Arbeitsnehmer erfragt, besteht Informationspflicht für den Arbeitgeber

Werden die zu verarbeitenden Daten dagegen nicht direkt bei dem Arbeitnehmer erhoben, sondern stammen von dritter Seite, so trifft den unter Arbeitgeber gegenüber dem Arbeitnehmer, abhängig von der Datenquelle ggf. eine Informationspflicht über die Datenerhebung und -verarbeitung, die innerhalb einer Frist von maximal einem Monat zu erfüllen ist.
Die Informationspflicht umfasst u.a. Kontaktdaten des Verantwortlichen, die Verarbeitungszwecke sowie die Rechtsgrundlage, gegebenenfalls die Empfänger oder Kategorien von Empfängern sowie die Absicht der Übermittlung in ein Drittland, aber auch die Dauer der Speicherung bzw. die Kriterien für die Festlegung dieser Dauer. Der Betroffene ist zudem über seine Rechte zu informieren.

Art. 15 DS-GVO regelt das Auskunftsrecht der Betroffenen. Die betroffene Person hat das Recht, eine Bestätigung zu verlangen, ob sie betreffende personenbezogene Daten verarbeitet werden. Sofern das – wie im Arbeitsverhältnis immer – der Fall ist, hat sie ein Recht auf Auskunft über dieseDaten sowie über Informationen u.a. über die Verarbeitungszwecke, deren Herkunft, Empfänger, über die Dauer der Speicherung sowie über ihre Rechte.

Artikel 5 Abs. 2 DS-GVO regelt die sog. Rechenschaftspflicht. Danach ist der Verantwortliche – also der Arbeitgeber – verpflichtet, die Einhaltung der vorstehend genannten Grundsätze nachweisen zu können. Nach Art. 24 DS-GVO muss der Verantwortliche die getroffenen technischen und organisatorischen Maßnahmen dokumentieren. Außerdem muss künftig von ihm ein Verfahrensverzeichnis geführt werden (Art. 30 DS-GVO) und eine Datenschutzfolgeabschätzung vorgenommen werden (Art. 35 DS-GVO).

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